把会议纪要交给 AI 之前，先把这四件事定下来

AI 会议纪要工具现在已经很成熟，语音转文字的准确率在安静环境下相当高。但用过一段时间的人普遍有个感受：纪要变长了，看的人变少了。

问题出在把”记录”当成了目标。会议纪要的目标从来不是记录，而是让没参会的人知道该干什么。

一、先定这四件事

二、转写 ≠ 纪要

三、一份能用的纪要长什么样

结构其实很固定，而且很短：

四、给 AI 的提示词模板

直接把转写稿丢给模型让它”总结一下”，产出通常很泛。换成下面这种结构化指令，质量差别很大：

你是会议纪要整理者。下面是一场会议的完整转写。

【读者】：未参会的项目组成员
【目的】：让他们知道自己接下来要做什么

请严格按以下四段输出，每段用小标题：
1. 结论 —— 最多 3 条，每条一句话。会上没有定论的事不要写进这里。
2. 待办 —— 表格：事项 / 负责人 / 截止时间。三项缺任意一项的，
   放到"未决事项"而不是"待办"。
3. 未决事项 —— 哪些没谈拢，卡在什么地方。
4. 风险提示 —— 转写中出现但没人认领的问题。

约束：
- 不要复述讨论过程
- 转写里没出现的信息一律不要补充
- 人名、数字、日期照抄，不要改写
- 无法确定负责人时写"未指定"，不要猜

【转写】：
（粘贴在这里）

五、四条纪律

1. 敏感会议不要用云端转写。涉及人事、薪酬、未公开商务条件的会，转写文本会离开你的可控范围。
2. 录音前告知在场所有人。这是基本礼貌，很多地方也是法律要求。
3. 纪要发出前必须有人通读。AI 会把听错的词写得很流畅，光看不听是发现不了的。
4. 待办要有人认领。纪要里写”相关同事跟进”，等于没写。

六、一个判断标准

怎么知道你的纪要有没有用？很简单：下次会议开场时，有没有人拿上次的待办清单来对。如果没有，那份纪要就是白做的，无论它多准确、多完整。